desa

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN KANTOR DESA CORAWALI

Dalam ranah sistem perencanaan pembangunan, kedudukan data dan informasi semestinya menempati tahta yang tinggi. Data dan informasi ibarat panca indera pemerintah dalam siklus pembangunan mulai menyusun visi, mengetahui, menganalisa, merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan, mengawasi dan mencapai hasil pembangunan. Begitu seterusnya. Sayang dinegeri kita tercinta ini informasi yang jujur agak susah didapat. Informasi yang jujur disini adalah informasi yang mengandalkan validitas data. Tidak ternoda oleh kepentingan-kepentingan yang membuat data tidak dapat menginformasikan kondisi riil, namun menginformasikan kondisi asumsi yang semu.

Jenis data yang dibutuhkan dalam perencanaan pembangunan, menurut panduan ini, adalah data sumber daya manusia, sumber daya alam, sarana dan prasarana fisik, aglomerasi kegiatan ekonomi, sistem kota-kota, perekonomian, kepemerintahan dan kelembagaan dan sistem keuangan/perbankan. Data-data ini pun terbagi atas dua tipe yaitu data dasar dan data turunan. Data dasar adalah data yang berdiri sendiri bukan seperti jumlah penduduk, umur, kelahiran, kematian. Data turunan adalah data hasil olahan memanfaatkan dua data dasar atau lebih. Seperti data sebaran penduduk perwilayah diolah dari jumlah penduduk dan wilayah. Dalam kerangka Verifiabilitas data, adalah penting bagi pemerintah daerah mempunyai data pokok mandiri, sehingga validitas data bisa di crosscheck dengan sumber data lain.

Sumber data paling mendasar di daerah adalah desa. Menurut Sutardjo Kartohadikusumo Desa adalah suatu kesatuan hukum tempat tinggal suatu masyarakat yang berkuasa mengadakan pemerintahan sendiri. Oleh karena itu ide otonomi desa patut didukung khususnya mengenai pengelolaan data pokok desa. Saya masih ingat dulu kita telah punya satu produk data pokok desa yang bisa dimanfaatkan secara maksimal. Data pokok tersebut diberi label monografi desa.

Monografi desa adalah unit terkecil dari monografi kecamatan dan selanjutnya menjadi bahan dasar dari sebuah monografi kabupaten. Jenjang ini semestinya bisa dioptimalisasi kedalam satu jejaring sistem informasi. Tentunya bagi pemenuhan kebutuhan data pokok daerah bahkan data pokok nasional. Dengan catatan, produk ini disusun dengan metodologi dan sistem informasi yang baik.

Kantor Desa merupakan sarana untuk melayani masyarakat. Begitu pula Kantor Desa Corawali yang memberikan pelayanan kepada masyarakat yang membutuhkan pelayanan public seperti membuat KTP dan Surat-surat lainnya yang berkaitan dengan kepentingan masyarakat. Jika kantor Desa Bagus dan rapi dapat memberikan pelayanan yang nyaman bagi masyarakat,

Disinilah saya pikir urgensi diberikannya status PNS bagi Sekretaris Desa. Sekdes semestinya mampu diberdayakan sebagai agen data daerah. Sekdes bersama kepala desa lah yang benar-benar mengetahui kondisi riil warga dan wilayahnya. Pemberdayaan peran ini tentu akan berdampak pada peningkatan kualitas sumber daya aparat desa. Contoh, berikan kemampuan Geografic Information System (GIS) untuk memenuhi data spasial atau juga latih mengoperasikan aplikasi sistem informasi monografi desa berbasis komputer bahkan internet.

Peningkatan kemampuan dan peran tentu akan berdampak pada sallary yang diterima oleh aparat desa. Adalah satu hal yang wajar daerah mengalokasikan anggaran lebih bagi aparat desa apabila peran dan fungsi mereka jauh lebih baik dari kondisi sekarang. Bukankah lebih efektif mengalirkan sebagian dana dan wewenang ke desa dalam kerangka pemberdayaan desa.

Kantor Desa Corawali merupakan komponen terpenting dari sistem pemerintahan di desa -------------------- yang dapat menunjang tersedianya kelengkapan, akurasi dan semua hal yang berhubungan dengan seluruh sistem fundamental data kependudukan. Sistem Informasi Manajamen Desa (SiMaDe) Corawali yang berbasis computer adalah sekumpulan subsistem yang saling berhubungan, membentuk satu kesatuan saling berinteraksi dan bekerjasama antar bagian satu dengan yang lainnya untuk melakukan fungsi pengolahan data, menerima masukan (input) berupa data, kemudian mengolahnya (Processing) dan mengeluarkan keluaran (output) berupa informasi untuk mendukung kegiatan operasional dan managerial dalam sistem data di desa/ kelurahan.

SimaDe Corawali yang berbasis computer lahir dari kepedulian dan keprihatinan melihat kenyataan yang ada di kantor desa/kelurahan. Sebuah fakta yang sudah seharusnya segera dicarikan jalan keluarnya. Sebuah fakta ketika harus mengurus surat-surat di kantor desa. Layanan perangkat desa dirasa terlalu lama. Mulai dari mencari data diri pemohon surat sampai dengan mengetik satu persatu data diri yang harus dimasukkan ke blangko surat. Semua begitu lama dan tidak efektif. Dengan masuknya perangkat komputer disetiap kantor desa maka system informasi pun akan lebih mudah.

Keunggulan “SiMaDe Corawali yang berbasis computer”

1. Sederhana, SiMaDe didesain dengan sederhana dan tampilan menarik (feature) jadi memudahkan meskipun didalamnya berisi data-data yang sangat kompleks di kantor desa/kelurahan. 2. Lengkap dan Memenuhi Kebutuhan, SiMaDe bekerja dengan cara mengolah database kependudukan dan mampu mengolah data dengan baik untuk memenuhi segala kebutuhan informasi secara mudah sehingga memudahkan monitoring terhadap jalannya pemerintahan desa/kelurahan. 3. Cepat, Teliti dan Mengurangi Ketidakpastian (accuracy), Input Data yang valid akan menghasilkan output data sesuai yang diharapkan, karena adanya SiMaDe Corawali yang berbasis computer yang memungkinkan penyajian informasi profil desa dengan sangat cepat dan akurat. 4. Menuju Desa Berbasis Teknologi Informasi, Era teknologi informasi memungkinkan pelayanan one stop service (layanan satu pintu) sehingga memudahkan, menyederhanakan dan waktu yang relative yang sangat cepat. Dokumentasi dan pengarsipan seluruh database yang biasanya lebih dari satu lemari sekarang dimungkinkan hanya disimpan dari satu flashdisk atau CD sehingga tidak memerlukan tempat yang terlalu luas dan memudahkan pendokumentasian dan pencarian data untuk mendapatkan informasi yang diperlukan. 5. SiMaDe Membantu, SiMaDe membantu sistem pelayanan kependudukan dan database bagi desa/ kelurahan dan menunjang kinerja sistem pemerintahan desa.

Pelayanan dan Fasilitas “SiMaDe Corawali yang berbasis computer”

1. Akurasi Data Penduduk, Program untuk melakukan update data penduduk sehingga mendapatkan data penduduk secara akurat. 2. Akurasi Data Pemilih Sementara dan Data Pemilih Tetap, untuk mendapatkan data pemilih sementara (DPS) dan data pemilih tetap (DPT) yang dirancang untuk berbagai macam kebutuhan baik pemilu, pemilihan kepala desa atau berbagai macam pemilihan lainnya. 3. Pencarian Data Penduduk, Fasilitas untuk memudahkan pencarian data penduduk. 4. Daftar Keluarga Miskin, Digunakan untuk memudahkan pencarian data keluarga miskin. 5. Pelayanan Surat Menyurat Terdapat 10 Jenis layanan surat menyurat yaitu: a. Surat Keterangan Lahir, b. Surat Keterangan Untuk Menikah (N1-N7), c. Surat Keterangan Kematian ,d. Surat Keterangan Catatan Kepolisian (SKCK), e. Surat Keterangan/Pengantar, f. Surat Keterangan Wali, g. Surat Keterangan Belum Pernah Menikah, h. Surat Keterangan Janda/Duda, i. Surat Keterangan Keluarga Miskin, j. Surat Ijin Bepergian 6. Laporan Mutasi, Informasi tentang mutasi penduduk, baik yang datang, pergi, meninggal dan lahir secara berkala. 7. Laporan Bulan, Informasi tentang mutasi penduduk per bulan. 8. Rekap Jumlah Penduduk, Informasi rekapitulasi data penduduk yang berisi: a. Informasi jumlah penduduk per tanggal, b. Jenis kelamin, c. Pendidikan, d. Agama, e. Pekerjaan, f. Kewarganegaraan, g. Golongan Darah, h. Status Perkawinan, i. Jumlah Kepala Keluarga, j. Data penduduk berdasarkan usia tertentu. 9. Agenda Surat Keluar, Informasi yang berisi laporan agenda surat keluar yang tersusun berurutan secara otomatis. 10. Jumlah Kas, Informasi tentang jumlah kas masuk secara otomatis dari layanan surat menyurat. 11. Cetak Data Kependudukan, Berisi tentang data penduduk secara keseluruhan dan per wilayah. 12. Informasi Kependudukan, Informasi yang berisi tentang: a. Usia Balita, b. Usia Wajib Belajar, c. Pendidikan, d. Pekerjaan, e. Agama, f. Golongan Darah, g. Status Perkawinan, h. Data Keluarga Miskin (Dakin per RT), i. Data Penduduk berdasarkan kelompok usia tertentu. 13. Informasi Kartu Keluarga, Berisi tentang Kutipan Kartu Keluarga.

Simade dengan bantuan computer membuat semua pekerjaan staf kantor Desa Corawali menjadi efisien dan efektif. Menghadapi situasi global dimana tuntutan masyarakat semakin komplek, kesibukan semakin menumpuk, maka efisiensi waktu dan efektifitas kerja menjadi sesuatu yang sangat mendesak.Orang tidak lagi bisa seenaknya menggunakan waktunya. Semua menuntut pekerjaan apapun bisa dilakukan dengan cepat dan akurat. Adanya fasilitas computer dikantor desa mengambil peran yang cukup strategis, kantor desa / kelurahan tidak lagi dipenuhi dengan dokumen-dokumen yang memenuhi rak atau almari buku. Karena semua dokumen bisa disimpan dalam bentuk file digital.