makalah SIM – sistem informasi manajemen pertamina

N A M A : MASRIANA

N I M :

SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PERTAMINA

Seiring dengan kebutuhan BBM yang semakin meningkat setiap tahunnya di Indonesia, maka perlu adanya pengendalian persediaan BBM yang didukung oleh sistem informasi persediaan barang. Solar dapat terpenuhi dalam arti konsumen merasa puas, di mana pada saat konsumen membutuhkan BBM pada saat itu pula persediaan mencukupi kebutuhan konsumen dengan waktu, jumlah dan mutu yang baik atau dalam kata lain tepat waktu, tepat jumlah dan tepat mutu. Hal tersebut merupakan bagian terpenting dari upaya peningkatan mutu pelayanan dan persediaan barang.

Secara keseluruhan system informasi terbagi dalam; system pendukung operasi, system pendukung manajemen; system pemrosesan transaksi, system pengendalian proses, system kerjasama perusahaan, system informasi manajemen, system pendukung keputusan, dan system informasi eksekutif. Bagian yang akan dibahas yaitu system informasi manajemen, khususnya pada perkembangan system informasi manajemen pertamina. System dengan contoh studi kasus dari perusahaan pertamina. System ini sangatlah penting dalam dunia bahan bakar minyak karena memberikan dampak yang signifikan untuk pengeluaran dan pemasukan perusahaan. Ada beberapa tahap dalam system informasi manajemen pertamina, semuanya berkesinambungan, dan harus terus terjaga kinerjanya agar tidak ada hal-hal yang menghambat arus informasi yang masuk.

Dalam usaha mendapatkan pembekalan (procurement of supplies) bisa pertamina memanfaatkan e-Procurement terdapat salah satu proses yang disebut e-Auction. Pertamina mendahulukan bagian ini. Aplikasi e-Auction pertamina serta teknologi dikembangkan oleh Divisi Sistem Bisnis dan Teknologi Informasi (SBTI). Sedangkan sisi pelaksanaan dilakukan fungsi Layanan Umum dan Fungsi Pengadaan di Dekrorat/Unit lain yang berada di luar cakupan Layanan Umum, yang kemudian diikuti berbagai fungsi dan unit sebagai user-nya.

Pengertian e-Auction adalah negosiasi melalui system secara electronic dengan mencari harga terendah dalam rangka pengadaan barang/jasa. Pelaksanaan e-Auction dilakukan disebuah bidding room. Di ruangan inilah negosiasi melalui system e-Auction dilakukan. Ruangan ini dilengkapi perangkat komputer yang saling terhubung membentuk Local Area Network (LAN). Setiap peserta penyedia barang/jasa (bidder) yang mengikuti e-Auction harus terlebih dahulu lulus evaluasi administrasi dan teknis, serta telah menjalani pelatihan untuk menggunakan aplikasi Auction Pertamina yang dilakukan pada pengadaan barang/jasa secara manual.

Hal terpenting lain yang berbeda adalah kalau dalam proses manual menetapkan pemenang langsung pada penawar harga terendah urutan pertama. Sedangkan dalam e-Auction penawar harga terbaik/terendah dari urutan satu sampai lima. Sampai diperoleh penawar dengan harga yang lebih rendah dibandingkan harga terendah sebelum e-Auction. Cepat, efisien, fair, dan bebas KKN. Bahkan bisa diperoleh selisih antara penawaran terendah (proses pra e-Auction) dengan harga yang diperoleh penghematan dalam pengadaan barang/jasa sebesar Rp 72,4 miliar.

Sistem Informasi SPBU (PERTAMINA)

Sistem Informasi SPBU adalah suatu sistem software yang akan membantu proses operasional dengan menerapkan tertib administrasi pada Pompa SPBU yang ketat Pencatatan dari data customer, stok minyak, deposit di pertamina, Kupon Customer dan lain lain. Dilengkapi dengan sistem pelaporan yang sistematis dan akurat. Sistem Informasi SPBU ini dibuat dengan sistem multi user yang memungkinkan pengaksesan sistem informasi oleh beberapa user yang berbeda dalam suatu waktu. Sistem ini dirancang dengan sistem keamanan yang handal yang mana setiap level user diset dalam ruang lingkup pekerjaan yang berbeda berdasar urutan otorisasi.

Feature Program: Modul Master : Menu Tanki SPBU, Menu master, Pompa Master Produk/ Minyak, Master Supplier, Master Petugas SPBU, Master Customer.
Modul Transaksi: Transaksi Order Pembelian Ke Pertamina, Masuk Produk/Minyak, Deposit Customer Ke SPBU, Penjualan Kupon, Penjualan Tunai, Input kas harian, Koreksi Stok, Modul Laporan : Menu Laporan Stock, Laporan Data Customer, Pembelian Ke Supplier, Pembelian Detail, Laporan Detail Pembelian, Laporan Pembelian Per Supplier, Pembelian Per Produk, Laporan Nota Penjualan Harian, Laporan, Resume Penjualan Harian, Laporan Nota Penjualan, Laporan Detail Penjualan, Laporan Penjualan Per Tanki, Laporan Penjualan Per Produk, Laporan Penjualan Per Customer, Laporan Penjualan Per Perpetugas, Laporan Stok Per Produk, Laporan Kartu Stok, Laporan Detail Stok, Laporan Laba Penjualan, Laporan Resume Harian, Laporan Kas Harian Agenda Transformasi Pertamina, Perubahan Paradigma Manajemen dan Sumberdaya Manusia. Transformasi Kegiatan Usaha di Sektor Hulu sebagai Penghasil Pendapatan Utama Perusahaan. Transformasi Kegiatan Usaha di Sektor Hilir sebagai Ujung Tombak Perusahaan dalam Interaksi dengan Konsumen. Transformasi Restrukturisasi Korporat: Keuangan, SDM, Hukum, IT, dan Administrasi Umum, termasuk Penanganan Asset.

Hasil yang diinginkan dari transformasi pertamina adalah: Pertamina ke depan sebagai perusahaan panutan (role model) di Indonesia akan memberikan pelayanan yang efisien dan efektif kepada para pelanggannya.

Hasil – hasil yang dicapai, perbaikan berkesinambungan yang dilakukan sejak Juli – 31 Desember 2006 diantaranya: Gelombang pertama dari 27 Breakthrough Projects (proyek-proyek terobosan) dalam 100 hari menghasilkan pendapatan tambahan kurang lebih USD 15 juta. Identifikasi potensi penurunan biaya sebesar Rp 2 trilyun dalam supply chain melalui 5 SPBU telah mencapai standard “Pertamina Way”, sesuai dengan sertifikasi BVI (Biro Veritas Indonesia), dengan target dapat mengimplementasikan “Pertamina Way” di 100 SPBU di DKI dan sekitarnya pada bulan Maret 2007 Roll out jaminan kualitas dan kuantitas di SPBU.

Program tersebut telah diimplementasikan di 5 SPBU percontohan dan nilai yang dihasilkan jika program tersebut selesai akan mencapai Rp.800milyar kerjasama dengan berbagai perusahaan minyak dan gas dunia; diantaranya telah membawa berbagai hasil, misalnya pembangunan lube oil plant di Dumai dengan SK Corp, joint-bidding di sektor hulu dengan Statoil, kerjasama di bidang aviasi dengan Shell.

 
Sistem Informasi Manajemen Pemasaran Pertamina

Pemasaran merupakan sebuah proses dalam memuaskan kebutuhan dan keinginan manusia. Jadi, segala kegiatan dalam hubungannya dalam pemuasan kebutuhan dan keinginan manusia merupakan bagian dari konsep pemasaran.
Pemasaran BBM Retail merupakan salah satu fungsi di Direktorat Pemasaran dan Niaga yang menangani pemasaran BBM retail untuk sektor transportasi dan rumah tangga.

Pertamina melakukan pemasaran BBM Retail melalui lembaga penyalur Retail BBM/BBK yang saat ini tersebar diseluruh Indonesia, seperti SPBU (Statiun Pengisian BBM Untuk Umum), Agen Minyak Tanah (AMT), Agen Premium & Minyak Solar (APMS),serta Premium Solar Packed Dealer(PSPD). Saat ini Pertamina sedang berbenah untuk melakukan transformasi di segala bidang, termasuk di fungsi Retail Outlet SPBU. Upaya yang dilakukan dalam perubahan tersebut adalah pemberian standarisasi pelayanan SPBU Pertamina. Pertamina berkomitmen memberikan pelayanan terbaik dengan istilah Pertamina Way. Penjabaran Pertamina Way adalah staf, kualitas, dan kuantitas, peralatan, dan fasilitas, format fisik, dan produk dan pelayanan.

Pertamina Way merupakan standar baru yang diterapkan untuk seluruh Stasiun Pengisian Bahan Bakar Minyak Umum (SPBU Pertamina) di seluruh Indonesia kepada konsumen baik dari segi pelayanan, jaminan kualitas dan kuantitas termasuk kenyamanan di lingkungan SPBU. SPBU yang telah sukses menerapkan Pertamina Way berhak mendapatkan Sertifikasi Pasti Pas, setelah dinyatakan lolos oleh auditor independen bertaraf internasional.

BBM Industri & Marine merupakan satu Divisi di Direktorat Pemasaran dan Niaga, Divisi Pemasaran BBM dengan tugas pokok menangani semua usaha marketing dan layanan jual Bahan Bakar Minyak kepada konsumen Industri dan Marine. BBM yang tersedia meliputi Minyak Solar (High Speed Diesel), Minyak Diesel (Industrial/Marine Diesel Oil), dan Minyak Bakar (Industrial/ Marine Fuel Oil). Saat ini konsumen BBM Pertamina di sector Industri dan marine mencapai lebih dari 4500 konsumen, tersebar diseluruh daerah di Indonesia.

Kelebihan utama BBM Pertamina adalah adanya jaminan ketersediaan dan supply BBM. Pertamina memiliki jaringan yang luas diseluruh daerah dan pelosok di Indonesia yang didukung oleh dan 7 kilang milik Pertamina maupun sumber dari luar negeri, sarana dan prasarana angkutan BBM yang lengkap, serta lebih dari 120 lokasi Depot, Terminal Transit dan Instalasi yang tersebar di seluruh Indonesia. Mutu produk BBM dan kualitas serta kuantitas layanan yang terjamin serta memenuhi standard Internasional.

Bisnis pelumas adalah usaha yang prospektif mengingat pertamina merupakan Market Leader pasar pelumas dalam negeri selama lebih dari 30 tahun. Bisnis Pelumas pertamina terdiri atas bisnis dalam negeri untuk segmen retail maupun segmen industri, dan bisnis pelumas luar negeri. Di samping produk jadi, Pelumas pertamina juga melayani kebutuhan Base Oil Group I dan Base Oil Group III (mulai medio 2008).