SIMKEU

A. Pengertian SIM Keuangan

Sistem Informasi Keuangan adalah sistem informasi yang dirancang untuk menyediakan informasi mengenai arus uang bagi para pemakai di seluruh perusahaan. Sistem informasi keuangan merupakan bagian dari SIM yang digunakan untuk memecahkan masalah-masalah keuangan perusahaan.

Secara umum sistem informasi keuangan memiliki sistem pemasukan yang terdiri dari subsistem data processing didukung oleh internal audit subsystem yang menyediakan data dan informasi internal. Perusahaan besar biasanya memiliki staf internal auditors yang bertanggungjawab terhadap perawatan integritas sistem keuangan perusahaan.

Orang yang ahli dalam bidang internal auditors disebut EDP auditors. Sebagaimana subsistem lainnya, sistem ini juga dilengkapi financial intelligence subsystem, yang mengumpulkan informasi dari lingkungan.

Sistem Informasi Manajemen Keuangan yang selanjutnya disebut SIMKeu adalah serangkaian manual maupun aplikasinya yang mengintegrasikan semua proses pengelolaan keuangan satker mulai dari perencanaan anggaran (RKA-KL), Penyusunan Anggaran (DIPA), Penerbitan SPM, dan Penyusunan Laporan Keuangan (SAI)

Sistem informasi keuangan mempunyai 3 tugas pokok : (1) mengidentifikasi kebutuhan uang yang akan datang, (2) membantu perolehan dana tersebut, dan (3) mengontrol penggunaannya.

Tujuan SIM Keuangan

SIM Keuangan dikembangkan dengan tujuan:

1).Meningkatkan kualitas pelaporan keuangan agar akurat, tepat waktu dan dapat dipertanggungjawabkan yang mampu menghubungkan kantor satker ke jenjang di atasnya. 2).Mendukung efisiensi, efektifitas dan kelancaran penyusunan laporan keuangan. 3).Sebagai upaya mencapai peningkatan opini laporan keuangan.

B. Model sistem informasi keuangan

Ketiga tugas pokok tersebut ditampilkan sebagai subsistem output dalam sistem informsai keuangan, seperti terlihat pada gambar 2.1. Sistem ini mempunyai pengaturan spektural yang sama dengan yang kita gunakan untuk sistem informasi pemasaran dan manufaktur.

Gambar 2.1 Model sistem informasi keuangan

a) Komponen Input Sistem Informasi terdiri dari subsistem audit internal, sistem informasi akuntansi, subsistem intelejen keuangan. b) Komponen output dari Sistem Informasi Keuangan terdiri dari subsistem peramalan, subsistem manajemen dana, Subsistem Pengendalian

C. Subsistem Model SIM Keuangan

Subsistem input

Ada tiga subsistem input yaitu : subsistem pemrosesan data, subsistem

audit internal dan subsistem intelegeni keuangan.

1. Subsistem pemrosesan data

Subsistem pemrosesan data mengumpulkan data internal dan lingkungan. Kita mengetahui bagaimana terminal pengumpulan data dibidang manufaktur mengumpulkan data internal. Data lain diperoleh dari dokumen sumber dan dimasukkan kedalam database dengan menggunakan terminal dalam jaringan yang ditempatkan diseluruh perusahaan.

Subsistem pemrosesan data juga mengumpulkan data lingkungan sebagai hasil dari transaksi bisnis dengan perusahaan lain. Kita telah mengetahui bagaimana sistem entri pemesanan dan account receivable mengumpulkan data dan bagaimana sistem pembelian, penerimaan dan account payable mengumpulkan data pemasok.

Data internal berfungsi sebagai dasar untuk pemecahan masalah yang berhubungan dengan segala aspek operasi perusahaan, sebagai contoh II menggunakan data yang diperoleh dari pelaporan kerja, yang digunakan sebagai dasar untuk menyusun atau merevisi standar penampilan.

Data lengkungan memberikan dasar untuk pemecahan masalah yang berkaitan dengan pelanggan dan pemasok perusahaan. Sebagai contoh, dalam menggunakan model matematis untuk mensimulasi pengaruh dari keputusan mengenai inventarisasi, manajer akan memasukkan skenario yang sebagian didasarkan pada data accounting historis yang menjelaskan pesanan pelanggan dan lead time pemasok.

Sistem Informasi Akuntasi merupakan bagian dari Sistem Informasi Manajemen. Sistem Informasi Manajemen digunakan oleh pihak manajemen dalam menjalankan bisnis perusahaan. Sehingga Sistem Informasi Akuntasi dalam hal ini juga sebagai sumber informasi yang berguna dalam mencapai tujuan perusahaan yang terangkum dalam SIM.

Data akuntasi berperan penting salam Sistem Informasi Keuangan, hal ini disebabkan oleh beberapa hal yaitu: 1.Catatan yang berhubungan dengan keuangan perusahaan, 2. catatan dibuat untuk setiap transaksi (menjelaskan apa, kapan, siapa, berapa), 3. SIA merupakan satu-satunya komponen input yang terdapat pada seluruh sistem informasi fungsional.

DASAR PEMROSESAN DATA

Kita telah mengetahui sejumlah dasar pemrosesan data, disini kita akan melanjutkan pembahasan dan meninjau lebih singkat lagi: Sinonim dengan Accounting.Dalam pandangan kita sistem pemrosesan data adalah sama dengan sistem accounting.

Tujuan pemrosesan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang up-ti-date. Perusahaan tidak memutuskan apakah mengimplementasikan sistem pemrosesan data atau tidak, sistem tersebut dikehendaki oleh elemen dalam lingkungan, khususnya pemegang saham, masyarakat kuangan dan pemerintah.

Pemrosesan data mempunyai empat tugas pokok yaitu pengumpulan data, pengubahan data penyimpanan data dan pembuatan dokumen. Pemrosesan data menjalankan tugas yang penting, secara relatif mengikuti prosedur standart, memberikan data yang lengkap, utamanya mempunyai fokus histori dan memberikan informasi pemecahan masalah minimal.

Subsistem dari sistem distribusi, menampilkan contoh yang tepat mengenai bagaimana subitem utama dipadukan melalui arus data. Subsistem penggajian melengkapi delapan subsistem dari sistem distribusi untuk membentuk inti pemrosesan data bagi berbagai jenis organisasi.

DATA ACCOUNTING

Data acounting memberikan record mengenai segala kepentingan meneter yang terjadi diperusahaan. Sebuah record dibuat dari sebuah transaksi yang menjelaskan fakta yang penting yaitu apa yang telah terjadi, kapan kejadiannya, siapa yang terlibat dan (dalam berbagai kasus) berapa jumlah uang yang terlibat.

Data accounting tiap perusahaan dianalisis dengan berbagai cara, sehingga data tersebut yang nantinya akan digunakan untuk memenuhi kebutuhan informasi manajemen.

SISTEM BIAYA

Sebagian besar data accounting digunakan secara internal didalam departemen accounting oleh sistem biaya. Sistem biaya, seperti arti dari namanya, menentukan biaya operasi perusahaan yang digunakan.

Ketika kita mempelajari subsistem harga dari sistem informasi pemasaran, kita mengetahui bahwa ada banyak perusahaan yang mengikuti atau menganut strategi harga berdasarkan biaya. Perusahan mengidentifikasi biaya yang diperlukan untuk produk dan menambahkan harga tertentu. Maka biaya akan akurat bila strategi tersebut dapat efektif.

Sistem biaya bertanggung jawab atas fungsi keuangan namun ia juga mempengaruhi bidang fungsional yang lain. Penmpilan fungsi manufaktur biasanya didasarkan pada pembiayaan produksi, inilah kenapa kita menyertakan subsistem biaya dala sistem informasi manufakut.

Penampilan fungsi pemasaran juga tergantung pada suistem biaya, jika produk terlalu tinggi harganya maka ia tidak akan terjual. Yang paling penting penampilan perusahaan sangat tergantung pada sistem biaya .

2. Subsistem audit internal

Audit Internal merupakan badan yang melaksanakan aktivitas internal auditing, berusaha untuk menyempurnakan dan melengkapi setiap kegiatan dengan penilaian langsung atas setiap bentuk pengawasan untuk dapat mengikuti perkembangan dunia usaha yang semakin kompleks. Subsistem Audit Internal dirancang secara khusus untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan.

Subsistem audit internal sama dengan subsistem penelitian pemasaran dan subsistem teknik industri, yakni bahwa mereka ini dirancang untuk melakukan studi khusus mengenai operasi perusahaan.

Auditor internal adalah pekerja dalam perusahaan yang biasanya terlibat dalam pekerjaan perancangan dan evaluasi sistem informasi konseptual seluruh perusahaan. Dan ia biasanya memberikan laporan kepada CEO atau eksekutif puncak lain.

Gambar 2.2 Posisi Auditing Internal dalam Organisasi

Jenis – Jenis Aktivitas Auditing

Ada empat jenis pokok dari aktivitas auditing internal yaitu keuangan, operasional, persetujuan, desain sistem pengontrolan. Seorang auditor internal dapat melakukan semua aktivitas tersebut, yaitu sebagai berikut:

Auditing Keuangan .Audit keuangan melakukan verifikasi terhadap keakuratan record perusahaan dan melakukan jenis aktifitas dan dilakukan oleh auditor eksternal. Auditor eksternal juga melakukan audit keuangan khusus terpisah dari apa yang dilakukan auditor eksternal, atau dapat bekerjasama dengan auditor eksternal.

Auditing Operasional. Audit operasional tidak dilakukan untuk memverifikasi keakuratan record, namun untuk memvalidasi (mensyahkan) evektifitas prosedur. Sistem yang dipelajari hampir semuanya bersifat konseptual, bukannya fisik dan mungkin melibatkan atau tidak melibatkan penggunaan komputer.

Auditing Persetujuan. Audit persetujuan adalah sama dengan audit operasional, kecuali bahwa audit persetujuan bersifat keluar. Sebagai contoh, auditor internal bisa secara random menentukan pekerja dan secara perorangan para pekerja ini diberi cek pembayaran, dan bukannya menggunakan pengiriman.

Disain Sistem Pengontrolan Internal. Inilah aktivitas terakhir yang dilakukan auditing internal sebagai audotor. Dalam auditing operasional dan persetujuan, audotor internal mempelajari sistem yang telah ada.

3. Subsistem intelegensi keuangan

Subsistem Intelijen Keuangan ini mengumpulkan data dari masyarakat keuangan yaitu bank, agen pemerintah, pasar pengaman dan sebagainya. Subsistem ini memonitor denyut nadi ekonomi nasional dan memberikan informasi kepada eksekutif perusahaan dan analisis keuangan mengenai trend yang dapat mempengaruhi kondisi perusahaan.

Karena fungsi keuangan mengontrol arus uang di seluruh perusahaan, maka dibutuhkan informasi untuk memperlancar arus ini. Subsistem intelegensi keuangan berusaha untuk mengidentifikasi sumber modal tambahan dan mencari investasi dana surplus yang terbaik.

Agar dapat melakukan tugas ini, subsistem intelegensi keuangan mengumpulkan data dan informasi dari pemegang saham dan masyarakat keuangan. Seperti halnya fungsi yang lain, subsistem ini juga mengumpulkan data dan informasi pemerintah.

Sebagian besar informasi yang mempengaruhi arus uang berasal dari pemerintah federal, namun ada pula beberapa diantaranya diperoleh dari pemerintah negara bagian dan pemerintah daerah.

INFORMASI PEMEGANG SAHAM

Semua korporasi,kecuali yang kecil, mempunyai departemen hubungan pemegang saham. Ia biasanya ditempatkan dalam fungsi keuangan. Departemen ini memelihara hubungan komunikasi antara perusahaan dan pemegang sahamnya.

Kebanyakan arus informasi dari perusahaan kepemegang saham berbentuk laporan tahunan dan laporan kwartal. Baik pemegang saham maupun calon pemegang saham menggunakan informasi ini untuk menilai atau memertimbangkan peluang investasi yang ditawarkan oleh perusahan tersebut.

Laporan pemegang saham dibuat oleh departemen hubungan pemegang saham,yang bekerja sama dengan manajemen puncak. Laporan ini berisi informasi yang bentuknya sangat ringkas. Pemegang saham juga menggunakan departemen hubungan pemegang saham sebagai saluran untuk menyampaikan keluhan, saran, dan informasi lain kepada perusahaan.

Pemegang saham mempunyai kesempatan untuk mengikuti meeting pemegang saham sekali dalam setahun. Walaupun sebagian besar komunikasi dilakukan oleh perusahaan pada meeting ini, namun pemegang saham diberi kesempatan untuk mengemukakan pandangannya secara terbuka yang ditujukan kepada eksekutif korporasi.

INFORMASI MASYARAKAT KEUANGAN

Aktivitas intelegensi keuangan perusahaan yang berkembang paling baik adalah aktivitas yang menyangkut masyarakat keuangan. Oleh karena itu, ada dua sebab mengenai telah dibangunnya arus informasi ini.

Pertama, sebagian informasi bersifat formal, yaitu berada dalam bentuk bahan tercetak dan database yang berisi informasi ekonomi dan lingkungan. Kedua, manajemen puncak mengetahui pentingnya lingkungan ekonomi dalam mempengaruhi perusahaan dan manajemen ini ingin tetap menggunakannya.

PENGARUH LINGKUNGAN TERHADAP ARUS UANG

Lingkungan mempunyai pengaruh langsung maupun tidak langsung terhadap arus uang dalam perusahaan. Cara masyarakat keuangan bank, asosiasi tabungan dan pinjaman, perusahaan pinjaman hipotek, dan perusahaan asuransi merespon pemberlakuan undang-undang pemerintah fderal ini merupakan pengaruh langsung.

Masyarakat keuangan meresponnya dengan cara menaikkan atau menurunkan suku bunga. Dengan demikian Perusahaan akan merasakan pengaruh langsung ini ketika ia meminjam uang atau menginvestasikan dana surplusnya.

METODE UNTUK MEMPEROLEH INTELEGENSI KEUANGAN

Perusahaan mengumpulkan intrelegensi keuangan dengan tiga cara pokok, yaitu komunikasi informal,publikasi tertulis,dan database computer. Komunikasi informal. Sebagian besar intelegensi keuangan dikumpulkan dengan cara homunikasi informal antara eksekutif perusahaan dengan anggota masyarakat keuangan.

Publikasi tertulis. Sebagian besar intelegensi keuangan dapat diperoleh dari surat kabar,laporan berkala, dan majalah. Database Komputer. Seperti dialog dan BRS memberikan database yang berisi informasi,khususnya informasi yang sesuai dengan intelegensi keuangan.

Subsistem output

Sistem informasi keuangan (SIM Keu) mencakup tiga subsistem output, yaitu

subsistem peramalan, subsistem menajemen dana dan subsistem pengendalian atau pengontrolan. Penjelasan subsistem output tersebut adalah sebagai berikut:

1. Subsistem Peramalan

Subsistem Peramalan memproyeksikan aktivitas perusahaan untuk jangka waktu sepuluh tahun atau pun lebih. Aktivitas tahun yang akan datang terutama dipengaruhi oleh permintaan pasar dan hambatan internal seperti kapasitas produksi, dan keuangan yang ada.

Bila jangka waktu peramalan tersebut diperpanjang, maka pengaruh lingkungan meningkat. Perubahan kebutuhan konsumen harus diantisipasi, seperti halnya mengantisipasi iklim ekonomi. Model peramalan telah dikembangkan, yaitu meliputi data internal dan lingkungan.

Data ini akan memberikan dasar bagi perencanaan jangka pendek dan jangka panjang. Model ini berfungsi sebagai alat DSS untuk memecahkan masalah yang menjadi kurang terstruktur karena adanya perpanjangan jangka waktu perencanaan.

Ada berbagai macam teknik peramalan yang dapat digunakan untuk melihat masa depan. Perusahaan biasanya akan menggunakan kombinasi dari beberapa teknik, dengan mencari prediksi masa depan yang paling baik.

Sebagian besar teknik tersebut bersifat informal dan sangat tergantung pada pengetahuan, pertimbangan, dan intuisi manajer. Teknik yang lain menggunakan metode kuantitatif. Metode kuantitatif telah lama digunakan untuk peramalan sebelum ia diterapkan untuk bidang lain dalam operasi perusahaan.

Semua ramalan adalah proyeksi dari masa lalu. Dasar terbaik untuk memprediksi apa yang akan terjadi di masa datang adalah dengan melihat apa yang telah terjadi di masa lampau. Semua jenis peramalan mengikuti pendekatan atau cara ini. Inilah mengapa data accounting begitu penting untuk peramalan; yaitu ia memberikan dasar historis.

Semua ramalan terdiri atas keputusan semi terstruktur . Keputusan peramalan adalah contoh jenis semi terstruktur yang tepat yang diberikan oleh DSS. Keputusan didasarkan pada beberapa variabel yang dapat diukur dan beberapa variabel yang tak dapat diukur.

Tak ada teknik peramalan yang sempurna. Paket peramalan mainframe yang canggih pun tidak dapat diharapkan memberikan keakuratan prediksi 100 persen karena sekali lagi ini hanya peramalan.

2. Subsistem Manajemen Dana

Kita telah mengetahui bahwa fungsi keuangan menggambarkan arus uang dalam perusahaan. Subsistem manajemen dana adalah bagian dari sistem informasi keuangan yang mempunyai pengaruh yang sangat kuat pada arus tersebut.

Model Cash Flow adalah contoh yang tepat mengenai cara penggunaan komputer untuk mengelola arus uang, karena ia mencakup seluruh struktur yaitu dari penerimaan cash sampai pembayaran atau pengeluaran cash. Banyak keputusan subsider yang harus dibuat dalam struktur ini, dan subsistem manajemen dana dapat memberikan dukungannya.

MENGGUNAKAN EXPERT SYSTEM UNTUK PERSETUJUAN KREDIT

Profesor Verikat Srinivasan dari Northeastern University dan Yong H. Kim dari University of Cincinnati telah mengembangkan expert system prototip untuk digunakan oleh perusahaan Fortune 5000 dalam persetujuan kredit. Kita akan menggunakan huruf SRR untuk mengidentifikasi perusahaan.

Kebijaksanaan kredit perusahaan terdiri atas dua aktivitas yaitu: (1) menetapkan batasan kredit (credit limit) untuk pelanggan baru dan meninjaunya kembali sekali setahun, dan (2) menangani pengecualian per hari.

Ada tiga jenis pengecualian, yaitu pelanggan baru, pelanggan lama yang melebihi batasan kreditnya, dan pelanggan lama yang terlambat melakukan pembayaran pembelian sebelumnya. Subsistem entri pemesanan kembali mendeteksi pengecualian tersebut dan memberitahukan analisis kredit untuk meninjau kembali accountnya.

Menurut Srinivasan dan Kim, mereka menginterview para manajer kredit dan melakukan pengamatan terhadap analis kredit yang membuat keputusan kredit. Manajer kredit senior bertindak sebagai ahli.

MENEMPATKAN MANAJEMEN DANA DALAM PERSPEKTIF

Perusahaan tidak secara penuh oleh lingkungannya. Berkaitan dengan sumber uang, perusahaan dapat mepengaruhi arus yang mengalir ke dan dari lingkungan. Program yang ada di dalam subsistem manajemen dana memungkinkan manajer keuangan untuk membuat keputusan yang dapat mempengaruhi arus tersebut sesuai yang dikehendaki.

Kita telah melihat bagaimana expert system dapat digunakan untuk mengatur arus masuk dengan cara menerapkan kebijaksanaan kredit perusahaan. Pengaruh yang kuat atas arus keluar ditahan oleh subsistem pengontrolan.

3. Subsistem Pengendalian / Pengontrolan

Subsistem ini terutama terdiri dari atas program yang menggunakan data yang dikumpulkan oleh subsistem pemroses data, guna untuk menghasilkan laporan yang menunjukkan bagaimana uang tersebut digunakan.

Laporan itu biasanya membandingkan penampilan keuangan yang sebenarnya dengan anggaran. Subsistem Pengendalian memungkinkan manajer untuk mengontrol penggunaan anggaran. Pengontrolan anggaran dapat mencegah terjadinya defisit anggaran.

PROSES PENGANGGARAN

Proses penyusunan anggaran terdiri atas sejumlah keputusan semi terstruktur. Selain sangat dibutuhkan dukungan data dalam bentuk record accounting historis, juga diperlukan berbagi pertimbangan. Ada tiga pendekatn atau cara umum yang dapat dilakukan perusahaan dalam menyusun anggarannya yaitu top-down, bottom-up, dan partisipatif.

a) Pendekatan top-down.

Bila dilakukan top-down, eksekutif perusahaan menentukan jumlah anggaran yang kemudian penentuannya dibebankan kepada tingkat dibawahnya. Rasionalisasi pelaksanaan pendekatan ini eksekutif mempunyai pemahaman yang paling baik mengenai tujuan jangka panjang dan dapat mengalokasikan dana yang dapat digunakan untuk mencapai tujuan tersebut.

b) Pendekatan bottom-up.

Bila dilakukan pendekatan bottom-up, proses penyusunan anggaran dimulai dari tingkat organisasional paling bawah dan naik ke atas. Logikanya adalah bahwa orang yang berada pada tingkat bawah adalah yang paling dekat dengan tindakan dan paling dapat menentukan kebutuhan sumbernya.

c) Pendekatan partisipatif.

Karena adanya kelemahan dari pendekatan top-down dan bottom-up tersebut, maka yang paling umum yang dilakukan adalah proses penyusunan anggaran partisipatif. Yaitu, orang akan menerima dana turut ambil bagian dalam penyusunan jumlah dana tersebut.

Pendekatan give and take, yakni bahwa manajer pada berbagai tingkat melakukan negosiasi untuk menyusun anggaran agar semuanya mendapat kepuasan. Manajer tingkat menengah berperan pokok dalam proses ini, memberikan pandangan jangka panjang kepada eksekutif dan pandangan kebutuhan jangka pendek bagi manajer tingkat bawah.

LAPORAN ANGGARAN

Anggaran operasi untuk sebuah unit, seperti departemen atau devisi, terdiri atas jumlah untuk tiap item pengeluaran pokok (gaji, telepon, sewa, pemasok dan sebagainya). Item pengeluaran ini biasanya dialokasikan perbula sepanjang tahun fiskal agar sesuai dengan tingkat fluktuasi aktivitas.

Setiap manajer yang mempunyai tanggung jawab pada anggaran ini menerima laporan bulanan, yang menunjukkan pengeluaran sebenarnya dari tiap unit. Laporan bulanan ini untuk mengetahui jumlah pemasukan dan pengeluaran tiap bulan.

Laporan ini biasanya mempunyai dampak yang besar pada manajer. Dalam beberapa perusahaan, rencana kompensasi manajemen sebagian didasarkan pada penampilan anggaran. Mungkin perusahaan akan memberikan bonus jika penampilannya tidak melenceng dari anggaran. Tujuannya adalah untuk memenuhi jumlah keseluruhan yang dianggaran selama setahun.

KESIMPULAN

Dari pembahasan-pembahasan yang telah diuraikan di atas tentang sistem

informasi manajemen keuangan, maka dapat disimpulkan hal-hal sebagai berikut

1. Sistem informasi manajemen keuangan (SIM keuangan) adalah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mengubah data akuntansi (keuangan) menjadi informasi, dalam rangka mempermudah proses transaksi-transaksi yang terkait dengan akuntansi itu sendiri.

2. Teknologi informasi berperan besar terhadap sistem informasi manajemen keuangan yang mana teknologi informasi tersebut mencakup teknologi komputer (baik hardwaremaupun soft ware) dan juga teknologi lain yang mencakup aplikasi-aplikasi pembantu yang digunakan untuk memproses informasi.

3. Penggunaan sistem teknologi informasi dalam sistem informasi manajemen keuangan meliputi fungsi sistem informasi, pemakai akhir komputasi (end user computing), dan teknologi tanggap cepat.

4. Pengembangan sistem informasi manajemen keuangan dilakukan secara profesional baik secara intern untuk suatu perusahaan maupun secara ekstern sebagai konsultan.